O e-mail é uma ferramenta de comunicação elementar no nosso dia-a-dia mas injustamente menosprezada e subestimada. O correio electrónico é o nosso domicílio online. Contudo, como proprietários, nem sempre lhe prestamos a merecida atenção. Neste artigo, que se divide em duas partes, proponho-me enunciar algumas regras de ouro sobre a utilização do e-mail, tais como: o endereço, o assunto, as formalidades dos cumprimentos e dos títulos honoríficos, a escrita clara e sucinta, etc..

Nesta primeira parte, debruço-me sobre a composição do endereço (o que está à esquerda do @) e sobre o que se deve (ou não) escrever no campo ‘Assunto’.

1. O endereço

O endereço do e-mail dita a primeira impressão que formamos em relação ao remetente. Não é um rótulo colado na testa mas não está longe de o ser. Por isso, há que ter cuidados redobrados quanto à sua composição.

Quando criamos uma nova conta de e-mail, é habitual depararmo-nos com uma mensagem que nos informa de que o endereço por nós escolhido já existe. Não se precipitem! Pensem duas vezes antes de agir e experimentem criar algumas conjugações com o vosso nome. Sempre que possível, utilizem o vosso nome e apelido, junto ou separado (por hífen ou por underscore). Numa segunda fase, joguem com as iniciais dos vossos nomes. Por último, só aconselho a utilização de algarismos caso as alternativas anteriores se esgotem.

Não mudamos de morada como quem muda de camisa. Por isso, pensem a longo prazo. Não é aconselhável alterar com frequência a nossa conta de e-mail. O nosso e-mail é, por excelência, o nosso contacto online preferencial. Se o alterarmos, os nossos contactos baterão com o nariz na porta. Em última análise, seremos esquecidos. Do ponto de vista profissional, é igualmente crucial utilizar sempre o mesmo e-mail.

Em último lugar – mas não menos importante –, evitem ‘devaneios’ nos vossos endereços. Que julgamento farão sobre vocês se os vossos e-mails forem excentricidades do tipo koelhinhakiduxa@… ou donjuan@…? E-mails como estes são um autêntico suicídio. São, portanto, proibidíssimos!

2. O assunto

Quando recebemos um e-mail, o nosso olhar dirige-se instantaneamente para o assunto. A sua função é identificar o teor da mensagem. O assunto é importante ao ponto de ditar se o receptor abre e lê o e-mail ou se, pura e simplesmente, o elimina. Por isso, é crucial saber escrever assuntos que revelem, de imediato, aquilo de que o e-mail trata. (Daí se chamar assunto…) Se o e-mail é sobre alhos, por que haveremos de escrever bugalhos?

O assunto deve ser escrito ao estilo de um título, sendo, por isso, de evitar frases compridas. Vejamos um exemplo. Se quisermos enviar um e-mail sobre a marcação de uma reunião, podemos escrever o seguinte assunto: ‘Reunião de Equipa: amanhã, 10h30’. Ao ler este assunto (mesmo sem abrir o e-mail), percebemos de imediato que fomos convocados para uma reunião de trabalho que acontecerá amanhã de manhã. O texto do e-mail servirá apenas como um complemento ao assunto (ex.: ordem de trabalhos da reunião e local).

Quanto às proibições, pessoalmente, acho que é de uma extrema falta de educação escrever ‘URGENTE’ no assunto do e-mail (quer pelo significado da palavra quer pela escrita em Caps Lock). Se vos for solicitada uma tarefa urgente num tom autoritário, não vos soará bem, pois não?

Como disse, o artigo não fica por aqui. Na segunda parte, falar-vos-ei sobre mais algumas dicas.

(Artigo escrito ao abrigo do antigo Acordo Ortográfico.)