O prometido é devido. Por isso, aqui está a segunda parte do artigo “Dicas de etiqueta do e-mail”.

Ilustração de Rute Cotrim

Ler (ou reler) a primeira parte, aqui.

3. As formalidades

3.1. Cumprimentos e despedidas

Se no nosso dia-a-dia cumprimentamos as pessoas com Bom dia, Boa tarde, Boa noite ou simplesmente Olá – dependendo do grau de formalidade –, por que motivo, no e-mail, haveremos de o fazer de forma diferente?

O e-mail não é uma carta, é apenas uma representação virtual desta. Por isso, não faz sentido começarmos um e-mail com Excelentíssimo Senhor Doutor Professor…

Mediante a cerimónia que o trato nos exija, proponho as seguintes opções:

Olá – pouca formalidade

Bom dia; Boa tarde; Boa noite – alguma formalidade

Caro… – formalidade considerável

Ninguém se ofende (mesmo alguém de altas instâncias), se escrevermos Caro Dr. XPTO. Claro que há excepções. Se o nosso destinatário for o Presidente da República, se calhar, nesse caso, convém optar pela opção Excelentíssimo.

Quanto às despedidas, existem também várias opções. Provavelmente, Cumprimentos ou Com os melhores cumprimentos são as mais comuns e são especialmente utilizadas em contextos profissionais e de alguma formalidade. No meu entender, não aquecem nem arrefecem. Eu prefiro optar pela opção Até breve ou Até já – é educado, despretensioso e não ofende ninguém. Por outro lado, é de evitar: Atentamente, Saudações, Respeitosamente e afins.

3.2. Títulos honoríficos

Os títulos honoríficos devem ser utilizados com peso, conta e medida. Excelentíssimo e Digníssimo são opções a evitar. Mas, comprovando, uma vez mais, a excepção à regra, há pessoas em que é incontornável utilizá-lo. As expressões como Dr. ou Sr. são bem mais comuns. Contudo, em caso de dúvida, Caro resolve a situação (Caríssimo é forçado).

4. Escrita clara e sucinta

Ninguém tem pachorra para ler e-mails que são autênticos testamentos. A probabilidade de não serem lidos é enorme. Se escreverem um e-mail com mais de três parágrafos, não se admirem se não obtiverem resposta. Escrevam ‘curto e grosso’. O poder de síntese é essencial. Apresentem os factos mínimos para a compreensão da mensagem. Tudo o resto é ‘palha’. Não se metam com ‘floreados’ e com uma linguagem muito sofisticada. É um esforço em vão. Se, por outro lado, precisarem de uma resposta concreta, façam a pergunta da mesma maneira. Em vez de O que considera de se optar pela solução X no sentido de resolver o problema Y?, optem por Proponho a solução X. Concorda?. Na primeira, habilitam-se a obter uma resposta pouco clara e pouco assertiva. Na segunda, será Sim ou Não. Moral da história: o simples é sempre o melhor.

Neste artigo, dividido em duas partes, espero – sem qualquer pretensiosismo, diga-se, até porque não sou nenhum guru – ter contribuído para uma melhor utilização do e-mail, tendo em conta alguns pormenores, que considero de extrema importância mas que, ainda assim, fazem toda a diferença. A reter: simplifiquem!

(Artigo escrito ao abrigo do antigo Acordo Ortográfico.)